Integration von Geschäftsprozessen

Die Verwaltung von grossen Datenmengen stellt eine Herausforderung an die Unternehmen dar, Informationen sind oft in verschiedenen Formaten an den unterschiedlichsten Stellen im Unternehmen gespeichert, beispielsweise in Customer-Relationship-Datenbanken und Buchhaltungssystemen. Dies erschwert das Arbeiten mit diesen Daten: Wenn Mitarbeiter immer wieder dieselben Informationen suchen, verarbeiten und analysieren müssen, trägt dies nicht zu einer effizienten Abwicklung von Geschäftsvorgängen bei. Darüber hinaus besteht das Risiko, dass bei bei der Vielzahl an Arbeitsschritten Fehler auftreten können.

Microsoft will mit "Office 11" diesen Umstand beseitigen, es sollen Nutzung und die Integration von Daten vereinfacht werden. Dafür sorgt die Unterstützung der Standard-basierten Extensible Markup Language (XML), mit der unterschiedlichste Datenformate auch über heterogene Systeme, Plattformen und Anwendungen hinweg ausgetauscht werden können. Auf diese Weise können Information Worker auf die benötigten Daten zugreifen und die Informationen in die gewohnte Office-Umgebung einbinden.

Mit Hilfe von XML wird es in "Office 11" möglich sein, so genannte "Smart Documents" zu entwickeln. Über Smart Documents kann der Information Worker auf Inhalte zugreifen, die er für das Dokument benötigt, das er gerade bearbeitet. Ein Mitarbeiter, der beispielsweise seine Spesenabrechnung erstellt, braucht Informationen aus verschiedenen Quellen, wie online verfügbare Kreditkarten- oder Handy-Rechnungen, aber auch Hinweise bezüglich interner Spesenregelungen. Smart Documents stellen alle diese Informationen zur Verfügung, ohne dass der Mitarbeiter die Office-Anwendung verlassen muss. Die Informationen können dann direkt in das Backend-System des Unternehmens weitergeleitet werden.

Verbindung von Mitarbeitern

Durch die Einbindung der Microsoft SharePoint TeamServices unterstützt "Office 11" die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens. Hierbei handelt es sich um eine Lösung, die die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und die Kommunikation über Webtechnologien ermöglicht. Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten erfolgt unter anderem im Document Workspace, der in den Aufgabenbereich der Office-Dokumente integriert ist und den Information Worker informiert, sobald eine Änderung vorgenommen wurde. Die Kommunikation zu den anderen Kollegen erfolgt über den Windows Messenger. Über den Document Workspace gelangt man zu einer SharePoint Team Services Website, auf der man auf gemeinsame Aufgabenlisten, Kalender, Diskussionsforen und neue Meeting Workspaces zugreifen kann.

Zusammenführung und Verwaltung von Informationen

E-Mail ist heute in den meisten Unternehmen das bevorzugte Kommunikationstool. Mit "Office 11" soll Microsoft Outlook so optimiert werden, dass auch große Datenmengen auf dem Desktop besser verwaltet werden können. E-Mails lassen sich nach Angaben von Microsoft effizienter lesen, priorisieren, archivieren und nachverfolgen.

Da Information Worker nicht immer online sind oder an ihrem Arbeitsplatz im Büro arbeiten, wird die mobile Nutzung von Microsoft Outlook weiter verbessert, vor allem im Hinblick auf die Vielfalt von Netzwerken und Datenverbindungen. Durch das Caching des E-Mail-Systems und verbesserte Verbindungseinstellungen sind mobile Mitarbeiter in der Lage, ihre E-Mails schneller abzurufen und ohne oder nur mit kurzen Unterbrechungen zwischen verschiedenen Datenverbindungen zu wechseln.

"Office 11" wird voraussichtlich ab Mitte nächsten Jahres verfügbar sein. Die Preise stehen zum heutigen Zeitpunkt noch nicht fest.

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