Die Beamten werden künftig von Bleistiften bis zu Büromöbeln alles per Internet bestellen. Möglich macht das ein Web-Shop, der im Jänner 2006 in Betrieb geht. Die Bundesbeschaffungsgesellschaft (BBG), der zentrale Einkauf der Republik, verwandelt die Kataloge von mehr als 300 Lieferanten in einen einheitlichen e-Shop.

Schon in einem Feldversuch liefen Waren im Wert von 20 Millionen Euro über den e-Shop, 2007 sollen es 50 Millionen Euro sein. Das System berücksichtigt als Lieferanten speziell regionale Klein- und Mittelbetriebe.

Der e-Shop deckt nicht nur einzelne Produktgruppen ab wie beispielsweise Bürobedarf, sondern enthält alle Bestellkataloge mit den unterschiedlichsten Waren und Dienstleistungen, von der Schultafel bis zur Laborausstattung. Das System wird vom Bund, wahlweise auch Ländern, Gemeinden und ausgegliederten Unternehmen benützt. Diese BBG-Kunden arbeiten mit ganz unterschiedlichen Beschaffungsabläufen, die alle durch maßgeschneiderte "Workflow-Funktionen" unterstützt werden.

Der e-Shop leitet eine Anforderung automatisch an den Zuständigen weiter, der noch eine Genehmigung erteilen muss, übermittelt die Bestellung an die Lieferanten und gibt den Status Quo an. Damit macht die BBG den Einkauf wesentlich schneller und effektiver als bisher und hilft letztlich, Geld zu sparen. Das System wurde von IBM in Zusammenarbeit mit dem deutschen Unternehmen Healy Hudson entwickelt.

Billiger und einfacher

"Professioneller Einkauf heißt nicht nur, beste Preise zu erzielen, sondern auch, die Prozesse zu vereinfachen", erklärte BBG-Geschäftsführer Andreas Nemec bei einer Pressekonferenz. "Je effizienter der Einkauf funktioniert, desto mehr Steuergeld wird gespart. Die BBG kann günstigere Einkaufspreise aushandeln und unsere Kunden können sie leichter nützen. Außerdem geht weniger Arbeitszeit für komplizierte Bestellvorgänge verloren, die Behörden können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren."

Ernst Nonhoff, Generaldirektor von IBM Österreich, verwies darauf, dass damit äußerst komplizierte Abläufe für den Anwender sehr einfach und klar gemacht würden. "Die ganze Komplexität der unterschiedlichen Lieferanten, Produktgruppen, Rahmenverträge und Beschaffungsprozesse wird dem Benutzer abgenommen, er bekommt eine einfache und intuitive Oberfläche."