ich nehme an exchange2k?
also wir machen das so:
benutzerkonto wird deaktiviert damit sich niemand mehr mit dem user anmelden kann, die emailadresse des users wird für einige monate an einen anderen benutzer gebunden, oft der abteilungsleiter. dann wird das postfach aus allen verteilern genommen und versteckt (im exchange 5.5 "eigenschaften des benutzer" -> weitere optionen -> nicht im adressbuch anzeigen.
dann wird das konto nach .pst exportiert, 2x auf cd gebrannt einmal für die abteilung, einmal für den safe und das konto gelöscht.
nach einigen monaten wird dann in absprache die email adresse entfernt, oder auch nicht...
is zwar mühsam, aber damit sind wir abgesichert...
wie du unter exchange2k einen user aus dem adressbuch nimmst:
->
How to Hide a Mailbox in Exchange 2000