1. Ich empfehle ein etwas aktuelleres System, vor allem, weil beim Arbeitsspeicher schon 4GB sein sollten. Muss aber nicht sein, kommt auf das Budget an. Die Windows 7 Lizenz kostet ca. 80 Euro, bei Office könnten (freie) Alternativen interessant (oder die alte Lizenz noch verwendbar) sein.
2. Zeitaufwand ist schwer zu zu schätzen. Wenn es nur um Datensicherung und -Rücksicherung geht, ist das recht überschaubar und das lässt sich sicher mit einer Pauschale vereinbaren. Kommt aber spezielle Software und Konfiguration dazu, könnte das eine Spielerei werden.
3. Private Helfer findest Du sicher einige hier im Forum, musst nur nett fragen
Da dürfte Dein Wohnort sicher von Bedeutung sein.