Die Aufgaben, die Du beschreibst, kann eigentlich ein etwas besserer PC mit Linux, IMAP und eGroupware wunderbar erfüllen.
Da gäbs auch die Lizenzkosten nicht, für den Administrator (sofern mit Linux noch nix zutun gehabt) zugegebenermaßen einige Einarbeitungszeit.
www.egroupware.org = Freeware, lässt sich problemlos mit PDAs und PDA-Handys synchronisieren (auch mit WinMobile Devices!)