Ich kann Dir nur zur Frage 1 eine Lösung vorschlagen:
Outlook sammelt die Daten in einer Persönlichen Ordner Datei (PST). Diese Datei kann auch über das Netzwerk angesprochen werden. Zuerst legst Du fest, welcher der 3 Rechner der "Hauptrechner" ist, der in der Früh als erster eingeschaltet wird und am Abend als letzter ausgeschaltet wird. Dann suchst Du die PST der drei Rechner, die am aktuellsten ist (in der Suchmaske *.pst eingeben). Diese Datei verschiebst Du auf den Hauptrechner in ein zu bestimmendes Verzeichnis zB E:\Daten\Mails (so kann man die PST-Datei auch sichern). Die PST der anderen beiden Rechner verschiebst Du ebenfalls in ein anderes Verzeichnis. Wenn Du jetzt Outlook startest, findet es die PST nicht mehr. In dem Fenster, das erscheint, gibst Du an, wo die PST zu suchen ist (auf dem Hauptrechner in dem neuen Verzeichnis). Das machts Du mit jedem Rechner (nacheinander). Nun greifen alle drei Rechner auf die gleiche PST zu. Der Nachteil dran ist, das immer nur ein Rechner auf die Datei zugreifen kann (und damit Mails abfragen kann), aber so sind alle drei Rechner auf dem gleichen Stand und verwalten ein Mailkonto (und natürlich die Kontakte und den Kalender etc. auch).
Zum Thema Outlook gibt es
hier eine sehr gute Seite.
Outlook kann auch zwei und mehr PST's verwalten, somit sind die Mails der beiden PST-Dateien der "Nebenrechnern" nicht verloren, man kann sie zusätzlich aufmachen.
Aber wie gesagt, es kann immer nur ein Rechner auf die Haupt-PST zugreifen.