du solltest dich mal näher mit den vorschlägen befassen und dich ein bisserl einlesen.
Onenote solltest vorher mal testen und schauen ob das überhaupt bei deiner problemstellung in frage kommt, gleiches gilt für groove.
Letztendlich wirst du immer eine vpn verbindung zwischen den standorten brauchen ausser du verwendest einen sharepoint server, was imho für 1 excel tabelle ein bisserl ein overkill ist.
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Greetings
LouCypher
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