Dank euch - das war der letzte Schritt der mir gefehlt hat!
Das sowas eine Grundfunktion einer Groupware Lösung ist ist klar, nur finden wo das geht muss man erst einmal.
Und wenn man das ganze wirklich noch als Shortcut bzw. in der Outlook-Ordnerliste ablegen könnte wäre das Ideal.
Weil so muss man immer erst auf Datei/Ordner eines anderen Benutzer gehen - auch wenn dort dann schon das zuletzt ausgewählte drin steht.