notes ist eindeutig die bessere groupware lösung, aber wäre wie exchange total übertrieben. solange die firma nicht extrem wachsen wird/soll, würde ich was alternatives verwenden.
probier einfach mal mercury mail aus, gefällt es euch nicht könnt ihr noch immer geld ausgeben. eine weitere möglichkeit wäre gnu/linux, dazu sollten aber zumindest einfache linux grundlagen schon vorhanden sein.
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