Exchange 2007 Mailarchivierung
 

Hallo,

Ist zwar ein sehr spezielles Thema, aber vielleicht gibts Gleichgesinnte hier im Forum.
Suche eine dauerhafte Lösung E-Mails zu archivieren und zwar ohne .pst Dateien.
Das schwierige daran, die Lösung sollte möglichst nix kosten und wenn möglich mit Exchange 2007 Bordmitteln machbar sein.
Es kann auch eine Drittanbietersoftware sein, aber eben billig bzw. kostenlos (Open-Source).

Falls jemand einen Exchange 2k3 oder 2k7 administriert, wie habt ihr die Mailarchivierung gelöst?

Besten Dank!
wolv

erzähl doch mal warum pst files böse sind. Zudem könntest über eine transportregel alle mails nach unterschiedlichen kriterien zusätzlich irgendwo ablegen. Eventuell einen benutzer bzw. offentlichen ordner "archiv" anlegen und alle mails via transportregel in kopie dorthin schicken.

Böse sind die .pst Dateien ja nicht, aber unpraktisch zum handhaben.
Zirka die Hälfte unserer User arbeiten mit Notebook, das heißt die .pst muss auch lokal liegen, damit offline verfügbar.
Dafür benötigt man ein Backup damit die .pst nicht verloren gehen bei einem defekt. Über Webmail sind die .pst nicht verfügbar.
Teils 8 .pst Dateien pro User = null Überblick mehr! Und und und...
Machen nur Arbeit.

Die Lösung mit der Transportregel hab ich schon gelesen, ich will aber nicht eine Kopie der einzelnen Postfächer irgendwo haben, sondern eben ein Archiv für alte, selten verwendete aber wichtige Mails...

und woher soll der server wissen welche mails wichtig sind? Oder sollen die user die mails selber verschieben? Versteh noch immer nicht was du genau willst.

Wenn die user selber die mails sortieren sollte es eigentlich reichen wenn jeder das gleiche 2. postfach öffnet und dort die mails reinschiebt, die kannst dann auch offline verwenden. Ab outlook 2007 kannst mehrere exchange konten einrichten. Wie das in der praxis funzt das mehrere aufs gleiche postfach zugreifen weis ich nicht.

Ja, die User sollen die Mails selber verschieben können.
Anders wirds wohl nicht gehen, weil die im Outlook integrierte Archivierung wieder nur in eine .pst Datein archivieren kann.

Das mit dem 2. Postfach hört sich schon einmal nicht so schlecht an.
Werd mir das einmal anschauen, wie brauchbar das ist.
Es soll aber jeder User sein eigenes 2. Postfach haben, wo er/sie hinarchivieren kann.

Gibts da sonst eigentlich keine Lösung von MS als die Archivierung in . pst Dateien??
Kann mir nicht so recht vorstellen, dass das alle so machen...

Natürlich gibt es eine andere Lösung von MS: Exchange Server! ;)

Der Rest der Benutzer verwendet vermutlich die pst-Dateien. Hab eigentlich noch immer nicht begriffen, was daran so problematisch ist und wie eine bessere Lösung überhaupt aussehen könnte.

:hallo:

Die Tatsache liegt darin, dass Outlook(mit eingebundenen PST's) nunmal KEIN Archivsystem ist und mit einer Reihe von Nachteilen behaftet ist, die obig beschriebenen sind nur eine kleine Untermenge derer....

In kleinen Umgebungen sicher kein Problem, aber spätestens, wenn PST-Dateien zbsp. auf einem Fileserver liegen und von dort in Outlook via Netzlaufwerk eingebunden werden (was recht beliebt ist um sein Exchange-Postfach zu "archivieren" und seine Postfachlimits zu umgehen) kommt es zu massiven Problemen am betreffenden Server. (hängt natürlich von Auslastung und der Anzahl der eingebunden PST-Files ab)

Dieses Szenario ist übrigens von MS NICHT supported!!!

Mal ganz abgesehen davon, dass so eine PST bald mal 2GB und damit eine Schmerzgrenze erreicht. User heben in der Regel die Angewohnheit jeden Mist jahrelang einzubunkern, noch dazu kommt das Ärgerniss, dass viele Dateien (Attachements die meistens mitgespeichert werden) dadurch zigfach reduntant gespeichert werden.

In großen Umgebungen kommen daher nur "richtige" Archivlösungen in Frage, wie zbsp. Livelink und Konsorten....

Im edv sektor bedeutet archivieren eigentlich offline speichern, oft sogar auf bändern da ist eine pst datei optimal. Es geht ja darum den server zu entlasten kleinere datenbank, kurzeres sicherungsfenster, kleinere ost datei usw.

Wenn jeder user ein zusätzliches postfach hat wo er hin "Archiviert" kann er ja gleich einen unterordner "archiv" anlegen, weil der server weder entlastet wird noch speicherplatz freigegeben wird.

das 2gb limit bei pst dateien gilt nur bis outlook 2002. Seit outlook 2003 gibts das limit nicht mehr ausser bei exmerge. Ausserdem haben pst dateien den vorteil das man keinen laufenden exchange braucht um ran zu kommen.

Wir haben da wohl aneinander "vorbeigetippt" :-)
Das Limit der 2 GB hab ich nicht in Zusammenhang mit dem Speicherlimit vor 2003 gemeint, sondern mit der enormen Belastung des Memorys (ganz speziell dem Pagefile). Liegen die PST's in einem NLW, sind in Outlook eingebunden und geöffnet, kommt es sehr schnell zum Kollaps auf dem betreffenden Server.
Abgesehen davon ist der enorme Vorteil einer "richtigen" Archivlösung, dass NUR das benötigte Element wieder "verfügbar" gemacht wird, und nicht gleich die ganze PST-Datei an deren Inhalten man eben nur dann kommt, wenn diese wieder "online" ist....

Wie auch immer, in kleinen Umgebungen lässt sich der damit verbundene Aufwand in Verbindung mit Offline-Techniken sicher gut und effizient einsetzen.......spätestens ab 100 User ist damit dann aber Schluß und die Probleme vorprogrammiert.

Und nochmals: PST-Dateien sind laut MS dazu da die Daten zu SICHERN und NICHT zu ARCHIVIEREN. Und du gibst mir sicher recht, dass im, um deine Worte zu verwenden, "EDV-Sektor" darin ein großer Unterschied besteht ;):D

@Achilles
Ein Kenner der Problematik!
Vielen Dank für die unterstützende und ausführliche Erklärung zu dieser Thematik.

Wenn ich also richtig verstehe, gibt's da von MS keine brauchbare Lösung und ich bin gezwungen auf Drittanbietersoftware zurückzugreifen.
Vorausgesetzt unser Management macht das nötige Kleingeld locker. :(
Wir sind nun bei 90 Usern angekommen und da muss nun schon eine Lösung für den .pst Wahnsinn her.
Mit welchen Kosten muss da zirka gerechnet werden?

Diesen Punkt sehe ich eigentlich als weiteren großen Nachteil der .pst Dateien weil dadurch die Mails in einer .pst Datei für alle zugänglich werden, egal wer der Eigentümer ist.
Datensicherheit gleich null.

[quote=Wolverine;2356391
Mit welchen Kosten muss da zirka gerechnet werden?
[/quote]

Ohne jetzt auf Vollständigkeit von vorhandenen Archivierungsprodukten zu achten oder Werbung machen zu wollen.....

Wir setzen in einem Bereich folgendes Produkt sehr erfolgreich ein:
http://www.symantec.com/de/de/busine...=sol_archiving

auch dieses Produkt ist bei uns im Einsatz:

http://www.opentext.com/2/global/sol...-pro-email.htm

Über Kosten kann ich Dir leider keinerlei Auskünfte geben. (ich bin Techniker und setze die Anforderungen nur um).
Am besten Kontakt mit den Anbietern aufnehmen und ein Angebot für Deine Bedürfnisse schneidern lassen....

Von der technischen Seite gesehen gibt es mehrere Möglichkeiten der Umsetzung, die nat. wieder von den Kundenanforderungen (erwartetes Speichervolumen, Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten, etc. abhängt)

Beispiel1

LowCost Storage (Geschwindigkeit ist hier kein Kriterium - damit kann man in der Controller-, Platten-Technologie sparen)

Bandsicherung über dieses Storage (je nach Anzahl der benötigten Bänder ein Autoloader, Library, etc.)

Beispiel2

Gleich eine Sicherung auf Band, wobei hier natürlich zu berücksichtigen ist, dass die Daten auf mehreren Medien verteilt sein wird/kann und der Zugriff und die Wiederherstellung entsprechend langsamer ist, als direkt über Festplattenspeicher.

Die Art und Weise wie die Daten archiviert werden sollen, ist fast beliebig zu konfigurieren und lässt sich damit 1:1 auf die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden umsetzen.

Fazit: wichtig ist die Vorarbeit und Analyse der Anforderungen um ein entsprechendes Produkt so kostengünstig und effizient wie möglich einzusetzen.....

von ms supported oder nicht bevor ich ein symantec produkt einsetz archvier ich die mails noch lieber einzeln auf floppys. Hast du mit denen wirklich gute erfahrungen gemacht? Alles was die in die hand nehmen wird zerstört, zb backupexec ist nicht mehr zu gebrauchen. Ausserdem sind die sauteuer.

PS: vieles was den umgang mit ms produkten erleichtert wird von ihnen nicht supported, das hat oft vor allem marketinggründe.

Eine pst kannst übrigends passwortschützen.

Die anforderung war das es nichts kostet, wennst geld ausgeben willst sollte man auch den DPM Server vom MS erwähnen. Der funzt eingentlich ganz gut wenn er mal läuft.

Was die PST-Problematik betrifft liegt die Ursache in technischen Gründen und hat nichts mit Marketing zu tun...

Wie schon erwähnt, werde ich mich sicher nicht hinreissen lassen ein bestimmtes Produkt bzw. Hersteller zu "empfehlen" oder es besser hinzustellen als es ist.

Es gibt beinahe mit jeder Software Tücken und Hürden, die es zu umschiffen gibt. Da ich in einer Firma arbeite, die viele teilweise autonome Geschaftsberreiche umfasst, komme ich zum seltenen "Vergnügen" mit verschiedensten Technologien beschäftigt zu sein. Daraus ergeben sich auch viele unterschiedliche Software-Kombinationen, die jede für sich mehr oder weniger Troubles macht. (sonst hätte ich bald keine Hacke mehr ;-))

Letztendlich läuft es darauf hinaus, dass in der EDV relativ wenig pauschale Aussagen geben kann - viel zu komplex sind die Anforderungen, Bedingungen und Voraussetzungen....und dass die goldenen Zeiten längst vorbei sind, in denen Unmengen an Geld-Ressourcen fast bedingungsglos in Infrastruktur, Hardware und Software gepumpt wurden, ist auch jedermann klar. Es heisst mitunter Kompromisse einzugehen, denn die Meinungsunterschiede zwischen dem technischen und budgetären Entscheidungsträgern klaffen immer weiter auseinander.

So frei nach dem Motto "hier habt ihr, macht damit was daraus, dass es funktioniere wie wir es wollen - oder verständlicher - friss oder stirb" :D:D:D:D

Aber sorry, ich bin jetzt schon viel zu sehr OT!!

mir ist grad nochwas eingefallen, finde es zwar nicht sonderlich elegant aber vielleicht reichts dir ja, wie wärs wenn der user mails einfach per drag and drop auf einen netzwerkshare zieht, so hättest ein gratisarchiv ohne pst.

@Wolverine:
Danke für die Ausführungen. Aber ich muss abermals gestehen, dass ich das Problem nicht erfassen werde.

Zuerst dachte ich mir, dass ich auf diesem Gebiet zu weit vom Schuss bin, denn das Liegen von PST-Dateien auf gemounteten Netzwerklaufwerken hätte ich spontan als Schnapsidee eingestuft. Glücklicherweise stehe ich mit meiner Meinung doch nicht ganz alleine da, wie die technischen Ausführungen von Achilles beweisen.

Eine 500MB-PST-Datei übers Netz öffnen? Na Prost-Mahlzeit! Und das bei 90 Usern? Da wendet sich der Gast mit Grausen! Nicht nur der Server sondern auch das Netz müssen dem Kollaps nahe kommen. Ich verstehe gar nicht, wie man auf so eine Lösung kommen kann...

Für mich gehören PST-Dateien lokal auf den Rechner. Jeder User hat einen (oder von mir aus auch mehrere) eindeutige(n) Namen für die zu verwendende(n) PST-Datei(en). Diese können bei Bedarf auch Passwort-geschützt oder sogar verschlüsselt sein. In den Shutdown-Scripts der Arbeitsstationen werden alle tagsüber geänderten wichtigen Dateien auf den Server in genau definierte Verzeichnisse kopiert, die über Nacht gesichert und/oder archiviert werden. Das alles kann vollautomatisch geschehen und ich verstehe nicht, wo da überhaupt ein Problem auftauchen kann.

Allerdings ist die Verwendung von PST-Dateien in so großen Firmen eigentlich ohnehin obsolet. Sie sind bestenfalls für Offline-Anwendungen z.B. auf Notebooks sinnvoll. Für die zentrale Verwaltung von so großen Mail-Beständen wurden Mail-Server erfunden, die Unmengen von Mails verwalten können und dabei den Netzwerk-Verkehr minimieren. Und dort kann ich die Verfügbarkeit für einzelne Benutzer, zusammengefasste Gruppen und globale Daten exakt definieren, was ich mit PST-Dateien nie hinbekomme. Da ist es um jede Minute Gedankenarbeit schade, die in die "optimale" Verwendung von PST-Dateien investiert wird...

:hallo:

Genau so verhält sich dass auch in der Praxis...
Dem kann man nicht viel hinzufügen, genauso handhabe ich dass wenn nötig!
Teilweise richtig, ganz zustimmen kann ich dir leider nicht! ;)
Wenn es ein Mailsystem mal mit 5000-10000 Usern (Mailboxen + öffentliche Ordner) zu tun bekommt, stimmt die Rechnung nicht mehr. Gerade hier muß man sich mit restriktiven Limits der Speichergrößen behelfen, selbst geclusterte Mailserver mit Highend-Storage, Massen an RAM, etc. gehen da schnell in die Knie - dass kann ich dir aus Erfahrung sagen. Deshalb ist es auch in großen Firmen dass selbe Problem mit der Mail-Archivierung. Allgemein muß man auch sagen, dass das Medium Email als Kommunikationsinstrument regelrecht explodiert ist (nicht nur private User stöhnen unter der Mailflut). Selbst recht strenge Mail-Policies, die mittlerweile zum Alltag gehören, helfen leider nur bedingt. Das selbe Phänomen betrifft die Fileserver. Dazu kommt, dass man als Administrator nur bedingt (oft gegen das Gesetz) Massnahmen ergreifen kann, zbsp. löschen von Multimediainhalten, die sich wie eine Seuche vermehren. Trotzdem dürfte ich, selbst auf die Berufung, dass nur firmenrelevante Dokumente, Dateien gespeichert werden dürfen (das gilt natürlich auch für Emails) diese Dateien nicht ohne Zustimmung des Besitzers "bereinigen" dürfte.....in der Praxis völlig unmöglich:(

Kleines Beispiel:

1 User verschickt intern eine Video (1 mb)aus Youtube (ich spreche jetzt nur von erlaubten Inhalten), weil es so lustig ist. Da nur wenige Anwender wissen wie man "richtig" mailt, hat man schnell das selbe Video 1000x am Server = 1GB Speicher verschwendet.....dass dann im Store, einer PST, oder Homeshare??!!

FAZIT: ob große Firma, kleine Firma, viel oder wenig User, die Problematik ist die selbe....gerade mal die Wertigkeit und die Kosten ändern sich proportional!

Ja, fast hätte ich vergessen....natürlich haben PST's auch immer den Hintergund verschiedener Migrations/Sicherungs-Szenarien gedient!