und was waere dann deiner meinung nach ein besserer ansatz?

Vielleicht kommt für dich eine relationale Datenbank in Frage. Die gibt es schon kostenlos mit MySQL oder PostgreSQL, bis hin zu finanziell aufwendigeren Möglichkeiten wie z.B. Oracle oder SAP.

@revell

Meistens gibt es neben den Excel Listen irgendein System (ERP, CRP, Datawarehouse usw und so ähnlich..)
Vielleicht kann man dort schon ansetzen und muss nicht immer wieder das Sheet extra füttern und viel Geld für eine Insellösung mit Einbahn ausgeben.

Der Katalog von Gretchenfragen ist, was die Problemstellung ist und das Umfeld dazu (wo kommen die Daten her - kann man bei dem System (vernünftig) ansetzen - siehe Sloter's ERP/DWH Überlegungen; Userinterface/Konfigurierbarkeit/Verwendung von Vorlagen/....; zeitlich - soll's ewig halten, für ein Jahr, für drei Jahre; Auswirkungen im Problemfall - Firma steht 10 Minuten, Firma geht in Konkurs; ...).

Wenn man da ein bissl mehr wüsste, wäre es einfacher & sinnvoller, Empfehlungen zu formulieren.