Ich hatte ein ähnliches Problem und habe es so gelöst:

Jede Person erhält eine eigene Excel Tabelle, die gesperrt ist. Es können also nur diese Daten bearbeitet werden, die vorgesehen sind.
Einmal im Monat werden diese bearbeiteten Daten mittels Bezügen geholt und in eine Tabelle zusammengefasst.

Ist zwar nicht ganz dasselbe wie bei Dir, aber vielleicht solltest Du diesen Ansatz auch andenken...

du solltest dich mal näher mit den vorschlägen befassen und dich ein bisserl einlesen.

Onenote solltest vorher mal testen und schauen ob das überhaupt bei deiner problemstellung in frage kommt, gleiches gilt für groove.

Letztendlich wirst du immer eine vpn verbindung zwischen den standorten brauchen ausser du verwendest einen sharepoint server, was imho für 1 excel tabelle ein bisserl ein overkill ist.