Ich mein, es klingt etwas abstrakt:

du willst kein Outlook benutzen, solange keine Mails da sind, lässt aber dein Postfach durch eine Software überwachen, das im Prinzip genau dasselbe tut, mit eben denselben verbrauchten Resourcen und I-Net Bandbreiten....

Wieso kickst du nicht outlook kurz an, wartest die zwei Sekunden ab, die es zum checken des Postfachs braucht und beendest outlook dann gleich wieder ???`
mach ich auch so, und sicherlich viele viele auch !