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Veröffentlicht am 24.10.2006 10:12:37
Digitale Wände als Monitore, kleine Ohrempfänger für den Mobilfunk, die Teilnahme an einer internationalen Konferenz mit einem einzigen Mausklick dem Büro des 21. Jahrhunderts stehen zahlreiche Veränderungen bevor, prognostiziert das Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) der Fraunhofer-Gesellschaft. Der Alltag sieht bisher anders aus. Während man am Festnetz spricht, klingelt das Handy. Der Kollege hat eine E-Mail geschickt, deren Anhang sich nicht öffnen will. Schließlich streikt der Drucker, das Programm stürzt ab und der Chef ruft zum Meeting. Immer mehr Arbeitskräfte kennen den typischen Büro-Stress, den neue Technologien fördern, obwohl sie ihm eigentlich ein Ende setzen sollten. Das Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) der Fraunhofer Stiftung widmet sich der Problematik bereits seit zehn Jahren mit dem Projekt "Office 21". In einer aktuellen Studie haben die Wissenschafter erforscht, wie sich Informationstechnologie, Software und Hardware auf die Leistung der Mitarbeiter auswirken und was sich noch verbessern muss.
"Das Thema erschöpft sich nicht, wir sind nicht irgendwann einfach am Ende", sagt Wilhelm Bauer, Institutsdirektor und Leiter der "Innovationsoffensive Office 21". Er geht davon aus, dass Wissen, Kreativität und Lernen zum neuen Megatrend werden, womöglich zu einem neuen großen Zyklus, wie es die Industrialisierung oder das Internet waren. "Innovation kann es nur dann geben, wenn Menschen mit der vollen Unterstützung von Technik gemeinsam neue Dinge entwickeln."
Bis dato werden neue Technologien von den Mitarbeitern allerdings manchmal eher als Hemmnis denn als Unterstützung empfunden nicht zuletzt deshalb, weil das nötige Wissen über den richtigen Umgang etwa mit der Software fehlt. So nennen die Befragten einer groß angelegten Studie des Instituts "ineffiziente Meetings" als einen der größten Zeitverschwender. Allerdings handelt es sich bei den meisten Meetings nach wie vor um tatsächliche Treffen in Büroräumen, und die sind zeitintensiver als Internet-Konferenzen. "Mehr als 60 Prozent der Online-Besprechungen dauern maximal eine halbe Stunde", sagt Alexander Greisle, Projektleiter der Studie. "Bei tatsächlichen Treffen beträgt die Dauer bis zu einer Stunde, und auch die Vor- und Nachbereitung dauern länger."
Schulungen notwendig
Greisle glaubt nicht, dass der Grund für die mangelnde Nutzung die Software und Hardware sind, die noch nicht weit genug fortgeschritten sind. "Neue Technologien wie die Internet-Konferenz müssen genutzt werden. Dazu müssen die Mitarbeiter jedoch auch befähigt werden, man muss ihnen durch Schulungen und Information die Ängste nehmen", fordert er. Zudem soll sich auch die Technologie verbessern. "Wenn die Hard- und die Software schlecht sind, fühlt sich ein Mitarbeiter, der zugeschaltet wird, womöglich doch als Außenseiter und meldet sich selten zu Wort. Hier muss in manchen Bereichen nachgebessert werden."
Manche Lösung für die Zukunft wird von den Sponsoren des Instituts geboten. "Zu unseren Unterstützern gehören sowohl jene, die einen Bedarf an zukunftsfähigen Lösungen haben, etwa Banken und Versicherungen, als auch jene, die selbst am Büro der Zukunft arbeiten", erklärt Institutschef Bauer. Das Unternehmen Plantronics beispielsweise arbeitet an der Idee des kabellosen Büros und hat ein Headset entwickelt, mit dessen Hilfe der Mitarbeiter immer zu erreichen ist und in der Folge nicht an seinem Schreibtisch festsitzt, wenn er eigentlich ein Thema mit dem Kollegen nebenan besprechen muss. Microsoft wiederum entwickelte ein Instant-Messaging-System, das den Anwendern ermöglicht, schnurlos Anrufe über den PC zu führen und die Kommunikation generell effizienter und leichter zu organisieren.
All das hilft nur, wenn die Mitarbeiter mit Hard- und Software umzugehen wissen. "Zwei Dinge sollten Unternehmen gezielt angehen", rät Alexander Greisle. "Erstens die Mitarbeiter in punkto Informationsmanagement gezielt weiterbilden, um ihnen prozessorientiert und individuell Strategien und Methoden für den Umgang mit Information an die Hand zu geben. Zweitens sollten Unternehmen das Bewusstsein ihrer Mitarbeiter für die Funktionen und Möglichkeiten moderner IT-Systeme schärfen. Zu viele hilfreiche Funktionen schlummern unentdeckt in den Tiefen der Ausstattung."
Nach Ansicht der Forscher sind solche Investitionen bares Geld wert. Wie viel, das wollen sie in einer nächsten Studie herausfinden und quantifizieren. "Investitionen in eine moderne technologische Ausstattung ist kein Selbstzweck, sondern dient der Produktivität", betont Institutschef Wilhelm Bauer. Das IAO hat einen Leistungs-Index erstellt, wonach die Leistung steigt, wenn die Qualität der Informationstechnologie zunimmt. "Neue Produkte müssen sich am Kundennutzen orientieren und anwendbar sein. Damit muss ein Erlebnis einhergehen, ein Kommunikationsinstrument muss Begeisterung schaffen." Dann stöhnt auch der Mitarbeiter nicht mehr über die Informationsflut, sondern weiß sie effizient zu steuern.
(apa)
